We zijn er – zeker als ondernemers – allemaal mee opgegroeid: de blauwe enveloppen. “Vol verwachting klopt ons hart”, toch, iedere keer weer? Maar het is afgelopen: de blauwe envelop wordt ‘uitgefaseerd’ (waarom worden er toch altijd van die bizarre termen gebruikt, wat is er mis met ‘afgeschaft’, of ….??). 
Honderd jaar oud, wordt ‘ie dit jaar, die blauwe envelop. En in dat honderdste jaar mag hij met pensioen.
Het ging natuurlijk nooit om die envelop zelf, maar om wat erin zat: de aanslag! Soms kostte die aanslag je een nachtje slaap, of een goed humeur. Soms was die aanslag een mooie aanleiding voor een lekker hapje en drankje buiten de deur. Ik heb ze zelfs wel eens ingelijst gezien!
En soms kwamen ze zelfs op internet terecht…
De vervanger wordt de ‘Persoonlijke Digitale Postbus’. De overgang van blauwe envelop naar digitale ‘communicatie’ begint bij de Toeslagen, al vanaf de voorlopige beschikkingen 2016, dus eind 2015. Je zult er de komende jaren aan moeten gaan wennen, het is niet anders. Hoe gaat het precies werken? Lees verder onder het genot van een toepasselijk deuntje. Dit misschien?
De ‘berichtenstromen’ (ook al zo ’n woord, berichtenstromen…. zucht) rondom de aangiften in 2016 komen nog op papier en digitaal. Er komt dus nog ‘gewoon’ een blauwe envelop met inhoud, maar tegelijk staat de inhoud van die envelop ook in je Berichtenbox op ‘MijnOverheid’ (MijnOverheid….., zucht).
Voor iedere ‘stroom’ die overgaat naar volledig digitaal hanteert de Belastingdienst een gewenningsperiode van twee jaar. In deze periode worden berichten dus zowel op papier in je analoge brievenbus als digitaal in de Berichtenbox op MijnOverheid bezorgd.
Postbus
Moet je natuurlijk wel zo ’n digitale postbus hebben. Hoe je dat doet legt de Belastingdienst hier uit.
‘Communicatie’
‘Berichtenstromen’, ‘communicatie’; dat vind ik van die newspeak–woorden, bedacht door de afdeling communicatie. ‘Communicatie’ vind ik in ieder geval een nogal wankel woord hier. Is het je wel eens opgevallen dat op zo ’n aanslag nooit een naam, of direct telefoonnummer of e-mailadres van de opsteller staat? Op zich snap ik dat nog wel, je wilt als Belastingdienst (met zo ’n 30 miljoen aanslagen per jaar) natuurlijk niet hebben dat iedereen gaat bellen of mailen. Brrrrrr! Communicatie is (zo heb ik tenminste op school geleerd) tweerichtingsverkeer met een zender, een ontvanger en een boodschap. Maar de ontvanger kan hier niet direct iets terug communiceren, behalve dan naar de jongens en meisjes van de ‘helpdesk’ van de Belastingdienst (0800-0543). En die kunnen meestal ook niet veel meer dan voorlezen wat je zelf ook op je scherm hebt staan. Dus wat dat betreft is het woord ‘berichtenstroom’ misschien nog niet eens zo slecht gekozen: water stroomt immers ook altijd maar een kant op.
Digitalisering
Tweede puntje is de langzaam, maar zeer zeker, voortschrijdende digitalisering bij de overheid. Zo goed zijn de ervaringen daarmee nou ook weer niet en dit is wel een mega-operatie, met drie mogelijke problemen.
Als eerste (de boodschap): de informatie die de Belastingdienst je wil toesturen moet juist zijn en daar gaat nogal eens wat mis. En wat doe je dan? Bellen met 0800-0543? Zal ik je een geheim vertellen? Via een brief (aangetekend ook nog) werkt vaak het beste als het om een echt ingewikkeld geval, of vraag, gaat.
Een brief ja. Met postzegel enzo.
Tweede punt (de zender): de automatiseringsstructuur bij de overheid. Zoals ik al in de jaren ’80 van de vorige eeuw leerde: automatisering is iets heel anders dan automatisch en zeker iets anders dan automatisch goed. Hoe vaak alleen al het laatste jaar er van alles misging kun je bijvoorbeeld hier lezen. Het is, en blijft voorlopig nog wel even, een houtjes-touwtjessysteem.
Derde punt: de ontvanger, jij dus. Je moet die digitale postbus dus activeren en daarvoor heb je DigId nodig. Te doen, daar niet van. Maar haast moet je soms niet hebben als je die hobbels al genomen hebt. Vervolgens moet je die postbus ook in de gaten houden; soms zit er dus straks ineens iets in en dat kan belangrijk zijn. Hoe weet je dat? Het plan is om je daarvoor een berichtje de sturen in je e-mailbox, of een sms’je misschien. Hoe dat verkeerd kan lopen werd laatste duidelijk bij het DUO: de studenten kregen na jaren berichtjes in hun digitale postbus daar, maar daar keken ze al jaren niet meer in, want immers (allang) geen student meer. En hun e-mailadres was inmiddels ook al niet meer in gebruik. Gevolg: de deurwaarder op de stoep.
Er wordt dus wel veel alertheid van je verwacht (geëist).
Maar goed. Ik kan hier natuurlijk opschrijven wat ik wil: de trein is gaan rijden en ik kan ‘m toch niet tegen houden. Zo ik dat al zou willen. Aan de slag dus! Maak een digitale postbus.
En oh ja: doe iedereen (en vooral jezelf) een plezier: print de berichten in je berichtenbox ook uit (of bewaar ze voor mijn part digitaal op je computer – wel back ups maken dan) en bewaar ze!