Van tijd tot tijd staat er weer een nieuwe goeroe op met (al dan niet goede, goede = bruikbare) ideeën over hoe wij ons werk beter kunnen organiseren. 
David Allen is de nieuwste speler op dit lucratieve schoolplein met zijn principe (en boek vanzelfsprekend, en lezingen) ‘Getting Things Done’.
Allen kiest wel een aardig uitgangspunt (vind ik). Zoals (bijna) alle managementtrucs in de praktijk natuurlijk een lastig uitgangspunt dat vooral erg veel discipline vraagt en die discipline is nou juist vaak….. Maar toch een idee dat aardig genoeg is om over na te denken. En eens uit te proberen. Al was het maar omdat deze aanpak nu (even?) modern is.
Allen ’s gedachte is dat mensen goed zijn in het bedenken van creatieve oplossingen, niet in het bijhouden en actueel houden van allerlei ‘projecten’ in hun hoofd. De meeste mensen hebben tussen de 10 en de 100 verschillende klussen min of meer tegelijkertijd te doen en veel (zo niet alle) energie en tijd gaat zitten in het, in het hoofd en op het bureau, op orde houden van alle informatie rond die klussen.
Allen ’s principe is dus: schrijf alles wat belangrijk is op, onthou niets (of zo min mogelijk). ‘Stuff’ noemt Allen al die informatie en ‘stuff’ zit in de weg. Je hersens hebben geen talent om ‘stuff’ te onthouden, je hersens hebben talent om slimme oplossingen te bedenken en als je bezig bent met het bedenken van oplossingen moet je niets anders aan (in) je hoofd hebben.
Lijstjes
Dus moet je volgens Allen lijstjes maken (alles opschrijven dus eigenlijk) en die lijstjes steeds afwerken. Kun je iets binnen een paar minuten oplossen: gelijk doen. Zo niet: opschrijven en leeg is je hoofd weer. Wil je weer gaan werken kijk je op je lijstje.
Allen ’s methode bestaat uit vijf stappen:
1. Capture: zet al je klussen op papier en/of doe ze in een ordner. Maak zo je hoofd en je bureau leeg.
2. Clarify: bekijk iedere klus: kun je er (nu) iets aan doen?
Nee? Berg het dan op (of gooi het weg), of plan er later tijd voor in je agenda.
Ja? Kun je gelijk iets doen en kost je dat maar een paar minuten: doe het dan ook gelijk (‘next actions’) en anders schrijf je het op je lijst.
3. Organize: zet je ‘next actions’ (wat je nu kunt doen of wat je in je agenda hebt staan voor nu) op een makkelijke en logische volgorde.
4. Reflect: loop wekelijks door je lijsten: wat kan er weg, wat moet er bij.
5. Engage: aan de slag, gebruik je lijst.
Makkelijk gezegd natuurlijk, maar het is idee. Ik heb op dit moment 71 klussen liggen, dit is er een. Gedaan, op naar de volgende.